목차 일부
제1장 문서관리개요
1. 정의 ... 23
2. 목적 ... 23
3. 기대효과 ... 24
3.1 자료의 축적·활용 ... 24
3.2 신속한 검색 ... 25
3.3 정보의 공유화 ... 26
3.4 공간의 효율화 ... 26
3.5 업무공백의 최소화 ... 26
3.6 사무자동화의 기반구축 ... 27
제2장 문서의 작성과 ...
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목차 전체
제1장 문서관리개요
1. 정의 ... 23
2. 목적 ... 23
3. 기대효과 ... 24
3.1 자료의 축적·활용 ... 24
3.2 신속한 검색 ... 25
3.3 정보의 공유화 ... 26
3.4 공간의 효율화 ... 26
3.5 업무공백의 최소화 ... 26
3.6 사무자동화의 기반구축 ... 27
제2장 문서의 작성과 처리
1. 문서의 종류 ... 31
1.1 정적·동적 분류 ... 31
1.1.1 정적인 문서 ... 31
1.1.2 동적인 문서 ... 31
1.2 서식상 분류 ... 31
1.2.1 서식이 일정한 문서 ... 31
1.2.2 서식이 일정하지 않은 문서 ... 32
1.3 내용상 분류 ... 32
1.3.1 대외문서 ... 32
1.3.2 사내문서 ... 32
1.3.3 대외비 ... 32
1.3.4 중요문서 ... 32
1.4 형식상 분류 ... 32
2. 문서작성의 일반사항 ... 33
2.1 작성 원칙 ... 33
2.2 용어 ... 33
2.3 서식화 ... 34
2.4 색채 ... 34
2.5 용지규격 ... 34
2.6 용지 여백 ... 34
2.7 수정 ... 35
2.8 비밀문서의 표시 ... 35
2.9 쪽 표시 ... 35
3. 문서의 구성 ... 36
3.1 문서의 구성 ... 36
3.2 두문 ... 36
3.3 문서번호 ... 36
3.4 발신일 ... 37
3.5 발신부서명 ... 37
3.6 수신란 ... 37
3.6.1 경유 ... 37
3.6.2 수신 ... 37
3.6.3 참조 ... 38
3.7 본문 ... 38
3.8 제목 ... 38
3.8.1 하위직의 상위직에 대한 문서 ... 38
3.8.2 상위직의 하위직에 대한 문서 ... 38
3.8.3 동위직간의 문서 ... 39
3.9 내용 및 항목구분 ... 41
3.10 끝표시 ... 41
3.11 첨부표시 ... 42
3.12 결문 ... 43
3.13 발신자 명의 ... 43
4. 기안 ... 43
4.1 기안 ... 43
4.2 기안의 생략 ... 44
4.3 검토 ... 44
4.4 합의, 공람 ... 45
5. 문서 작성시 주의사항 ... 45
6. 결재 ... 46
6.1 결재 ... 46
6.2 결재방법 ... 48
6.3 결재자의 의사표시 ... 48
6.4 첨가사항 ... 48
6.5 결재문서의 회부 ... 49
6.6 결재의 종류 ... 49
6.6.1 전결 ... 49
6.6.2 대결 ... 49
6.6.3 후결 ... 49
6.6.4 후열 ... 49
7. 시행 ... 50
7.1 결재문서의 시행 ... 50
7.2 발송문서의 작성 ... 50
8. 문서수발 및 배부 ... 51
8.1 수발원칙 ... 51
8.2 문서수발인 ... 52
8.3 문서수발부 ... 52
8.4 우송방법의 결정 ... 52
8.5 문서의 접수 ... 53
8.6 접수문서의 배부 ... 53
8.7 간행물 등의 배부 ... 53
8.8 주무부서의 접수 ... 53
8.9 문서의 처리 ... 53
8.10 電文의 처리 ... 54
제3장 문서관리의 기본
1. 기본원칙 ... 59
1.1 전원참가 ... 59
1.2 문서관리 지침 준수 ... 60
1.3 자료(기업 재산) 축적 ... 60
1.4 사물화(私物化) 방지 ... 60
1.5 폐기의 습관화 ... 60
1.6 부수의 제한 ... 61
1.7 1건 1매 주의 ... 62
1.8 정분류 정위치 ... 62
1.9 개인책상 및 주변의 청결화 ... 62
2. 형태별 관리 요령 ... 63
2.1 개인자료 ... 63
2.2 진행중 문서 ... 63
2.2.1 진행중인 문서 ... 63
2.2.2 진행중인 문서의 관리 ... 64
2.3 보관문서 ... 64
2.4 보존문서 ... 64
3. 용어의 정의 ... 65
3.1 문서분류 용어 ... 65
3.1.1 분류체계 ... 65
3.1.2 문서관리기준표 ... 66
3.1.3 분류번호 ... 66
3.2 문서처리 용어 ... 66
3.2.1 편철 ... 66
3.2.2 보관·보관기간 ... 66
3.2.3 재분류 ... 66
3.2.4 이관 ... 66
3.2.5 보존·보존기간 ... 67
3.2.6 보존연한 ... 67
3.2.7 폐기 ... 67
3.3 문서보관용품 용어 ... 67
3.3.1 파일(FILE)·서류철 ... 67
3.3.2 홀더(FOLDER) ... 67
3.3.3 화일박스(FILE BOX) ... 68
3.3.4 화일에이드(FILE AIDE) ... 68
3.3.5 바인다(BINDER) ... 68
3.3.6 전산바인다 ... 68
3.3.7 조견표 ... 68
3.3.8 화스너(FASTENER) ... 68
3.4 기타 용어 ... 69
3.4.1 보존서고 ... 69
3.4.2 비품 ... 69
3.4.3 서가 ... 69
3.4.4 진행중 문서 ... 69
3.4.5 보관문서 ... 69
3.4.6 보존문서 ... 69
3.4.7 공용자료 ... 70
3.4.8 개인자료 ... 70
3.4.9 공용도서 ... 70
3.4.10 개인도서 ... 70
3.4.11 장표 ... 70
3.4.12 부서 ... 70
제4장 문서관리실시
1. 문서관리 절차도 ... 75
1.1 재분류 절차도 ... 75
1.2 정규분류절차도 ... 76
2. 사전준비 ... 77
2.1 추진조직 구성 ... 77
2.2 문서관리 담당자 선임 ... 78
2.3 교육실시 ... 80
2.4 예비조사실시 ... 80
2.5 문서의 보관단위 결정 ... 81
2.6 관리방식 결정 ... 83
2.7 보관용품 및 비품 선정 ... 86
2.7.1 화일(FILE) 선정 ... 87
2.7.1.1 화일의 역할 ... 87
2.7.1.2 화일의 종류 ... 87
2.7.1.3 규격, 재질 및 색상 ... 87
2.7.1.4 견출 조견표의 위치 ... 88
2.7.1.5 화일의 밑부분 ... 89
2.7.1.6 화일의 구조 ... 89
2.7.2 화일박스 (FILE BOX) 선정 ... 90
2.7.3 BINDER 선정 ... 91
2.7.4 비품의 선정 ... 92
2.7.4.1 비품의 사용현황 ... 92
2.7.4.2 비품의 선정기준 ... 92
2.7.4.3 비품의 종류와 내용분석 ... 93
2.7.4.4 문서보존서고용 비품 ... 93
3. 단계별 실시 ... 94
3.1 분류체계 수립 ... 95
3.1.1 분류체계 수립 전 준비사항 ... 96
3.1.1.1 예비 조사표 ... 96
3.1.1.2 업무 분장표 ... 96
3.1.1.3 조직도 ... 96
3.1.1.4 타사의 분류체계 ... 97
3.1.2 분류체계의 종류 선정 ... 97
3.1.3 분류체계의 수립방법 ... 98
3.1.3.1 전사기능별 분류체계 ... 99
3.1.3.2 단위조직별 분류체계 ... 99
3.1.3.3 절충식 분류체계 ... 100
3.1.4 분류체계 작성 ... 100
3.1.4.1 부서별 작성 ... 102
3.1.4.2 전사분류체계작성 ... 103
3.1.5 보존연한 ... 105
3.1.5.1 보존년한의 종류 ... 106
3.1.5.2 보존연한의 기산 ... 108
3.1.5.3 보존연한 만료 ... 109
3.1.5.4 보존연한 설정 기준 ... 109
3.1.6 중요 및 비밀문서 관리 ... 109
3.1.7 분류번호 사용 ... 110
3.1.7.1 분류번호 사용의 흐름 ... 112
3.1.7.2 분류번호의 사용방법 ... 112
3.1.7.3 분류번호 사용의 세부사항 ... 117
3.1.7.4 문서수발 처리 요령 ... 118
3.1.7.5 문서수발 대장 ... 118
3.2 문서·자료집합 ... 120
3.3 예비분류 ... 121
3.4 상세분류 ... 122
3.4.1 화일 속의 문서를 재점검한다. ... 123
3.4.2 화일을 작성한다 ... 123
3.5 취합 ... 131
3.5.1 화일의 취합 ... 131
3.5.2 화일박스(FILE BOX) 취합 ... 132
3.5.3 화일 BOX 사용방법 ... 133
3.6 배열 ... 139
3.6.1 용품내의 배열 ... 139
3.6.2 비품내의 배열 ... 141
3.6.3 배열이 잘못된 경우 ... 142
3.6.4 위치번호 부여방법 ... 142
3.7 문서관리기준표 작성 ... 146
3.7.1 문서관리기준표의 작성요령 ... 146
3.7.2 문서관리 기준표의 관리지침 ... 148
3.7.3 문서관리기준표의 이용 ... 149
3.8 문서 보관 ... 150
3.8.1 보관 원칙 ... 150
3.8.2 특수 규격 문서의 보관 ... 151
3.8.3 진행중 문서의 보관 ... 151
3.9 문서의 이관 ... 152
3.10 문서의 보존 ... 157
3.10.1 보존방법 ... 157
3.10.2 보존서고의 운영 ... 159
3.10.2.1 문서 보존서고 배치 ... 159
3.10.2.2 위치번호 부여 ... 160
3.10.2.3 열람 및 대출 ... 161
3.10.2.4 보존서고 관리 ... 162
3.10.3 비상 반출 ... 162
3.11 문서의 폐기 ... 163
3.11.1 문서폐기의 기본 ... 164
3.11.2 불요문서를 없애는 목표 ... 165
3.11.2.1 CHECK POINT ... 165
2.11.2.2 폐기결정의 고려점 ... 165
3.11.3 보관문서 폐기절차 ... 165
3.11.4 보존문서 폐기절차 ... 166
제5장 비규격자료의 관리
1. 도서 ... 171
2. 전산 FILE ... 171
2.1 좌철로 배면이 있는 경우 ... 171
2.2 상철로 배면이 없는 경우 ... 172
3. BINDER ... 172
4. 서식 ... 172
5. 전표 ... 173
6. 도면 ... 175
7. Diskette, Data File 관리 ... 175
7.1 Diskette 관리 ... 175
7.1.1 Diskette 분류 ... 175
7.1.1.1 분류체계 ... 176
7.1.1.2 분류번호 ... 176
7.1.2 Diskette 관리 ... 176
7.1.3 Diskette 조견표 기입 ... 178
7.1.3.1 3.5″ Floppy Diskette 실례 ... 178
7.1.3.2 5.5″ Floppy Diskette 실례 ... 179
7.2 Data File 관리 ... 180
7.2.1 Data File 관리대장 작성 ... 180
7.2.1.1 Data File명 지정 ... 180
7.2.1.2 Data File 보관 ... 180
7.2.1.3 Data File 삭제 ... 181
7.2.1.4 Data File 관리대장 작성 ... 181
제6장 유지관리
1. 문서관리 지침서 활용 ... 185
1.1 지침서가 갖추어야 할 조건 ... 185
1.2 지침서 활용의 이점 ... 185
1.3 문서관리 지침서 작성법 ... 186
1.3.1 지침서 작성의 목적 ... 186
1.3.2 지침서의 이용 ... 186
1.3.3 지침서의 구성 ... 187
2. 문서위치의 명확화 ... 189
3. 정기점검 ... 190
4. 문서관리 규정의 제·개정 ... 203
4.1 문서관리 규정만들기 ... 204
4.1.1 총칙 ... 204
4.1.2 문서의 작성 ... 204
4.1.2.1 일반사항 ... 204
4.1.2.2 문서의 구성 ... 204
4.1.3 문서의 처리 ... 205
4.1.3.1 기안 ... 205
4.1.3.2 결재 ... 205
4.1.3.3 시행 ... 205
4.1.3.4 수발 및 배부 ... 205
4.1.4 문서의 관리 ... 205
4.1.4.1 문서분류 ... 205
4.1.4.2 편철 및 보관 ... 205
4.1.4.3 이관 ... 206
4.1.4.4 보존 및 열람 ... 206
4.1.4.5 폐기 ... 206
5. MICRO FILM 제작 ... 206
5.1 도입시 고려사항 ... 206
5.1.1 현상의 검토 ... 206
5.1.2 준비요점 ... 207
5.1.3 M／F 실시 ... 207
5.1.4 M／F 의 문제점 ... 207
5.1.5 M／F 제작 ... 208
5.2 MICRO FILM 제작순서 ... 208
5.3 Aperture Card 번호 ... 210
5.4 Aperture Card 제작 규격(단위 : ㎜) ... 210
5.5 Roll Film 검사 ... 211
6. 서식의 표준화 ... 211
6.1 서식의 종류 ... 212
6.2 서식제작의 일반적 기준 ... 213
6.3 서식제작을 위한 자료수집 ... 214
6.3.1 서식의 유통경로 ... 214
6.3.2 협의 ... 215
6.3.3 기입에 관한 자료 ... 215
6.3.4 사용에 관한 자료 ... 215
6.3.5 취급에 관한 자료 ... 215
7. OA와의 연계 ... 216
7.1 문서관리, OA, MIS 관계 ... 216
7.2 OA에 앞서 문서관리가 더 중요 ... 217
7.3 MICRO FILM을 이용한 문서관리 ... 218
7.4 광 FILE을 이용한 문서관리 ... 218
8. 사무환경 정리 ... 227
8.1 비품 배치 및 관리 ... 227
8.2 책상정돈 ... 227
8.2.1 책상 서랍의 표준화 ... 227
8.2.2 책상주위 관리 ... 228
8.2.3 책상서랍 관리 ... 228
9. 자료실 윤영 ... 229
제7장 문서관리규정 및 서식관리규칙
1. 문서관리 규정 ... 233
제1장 총칙 ... 233
제2장 문서의 작성 ... 235
제1절 일반사항 ... 235
제2절 문서의 구성 ... 237
제3장 문서의 처리 ... 241
제1절 기안 ... 242
제2절 결재 ... 244
제3절 시행 ... 247
제4절 수발 빛 배부 ... 247
제4장 문서의 관리 ... 250
제1절 분류 ... 250
제2절 편철 및 보관 ... 254
제3절 이관 ... 257
제4절 보존 및 열람 ... 257
제5절 폐기 ... 259
2. 서식관리규칙 ... 268
3. 자료실 운영규칙 ... 277
제1장 총칙 ... 277
제2장 자료의 수집 ... 278
제3장 자료의 정리 및 보존 ... 279
제4장 자료의 이용 ... 281
제5장 보칙 ... 283
부록1 사례 ... 289
부록2 문서관리를 위한 서식 ... 381
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